Entrer en relation avec le support clientèle par courrier postal

Pourquoi solliciter le service client d’une entreprise par l’intermédiaire d’un courrier écrit ?

Que ce soit pour obtenir de plus amples informations, pour faire part de vos interrogations, pour transmettre des suggestions ou encore pour formuler une réclamation ou résilier un abonnement, finalement, peu importe les raisons qui vous poussent à prendre contact avec le service à la clientèle d’une entité, vous avez toujours la possibilité de le faire par écrit. Cependant, il convient de vous préciser que la communication est toujours plus longue par le biais de ce support. C’est pourquoi, nous vous recommandons vivement de le privilégier uniquement si votre situation ne nécessite par une prise en charge urgente de la part des services que vous cherchez à joindre ou alors en complément d’une autre approche. Un petit peu plus haut, nous avons évoqué le cas d’une réclamation. Beaucoup de sociétés exigent de recevoir une lettre de réclamation pour officialiser le processus. Or, dans certains cas, une réclamation peut découler d’une situation d’urgence. Dans ce cas-là, habituellement, nous conseillons aux clients de d’abord prévenir les équipes du service clientèle par téléphone afin de leur communiquer leur intention de soumettre une réclamation. Puis, dans un second temps, une lettre devra être expédiée par voie postale à l’adresse qui vous aura été indiquée.

De plus, certaines personnes préfèrent avoir recours à l’écrit en vue de garder des traces (et donc des preuves) de leurs échanges avec l’enseigne. Pourquoi ? En cas de litige, il est toujours important d’être en mesure de fournir des éléments ou des documents qui prouvent ce qui a été fait ou ce qui a été demandé de la part des deux parties impliquées. Par téléphone, il est impossible (ou alors très compliqué) de démontrer quoi que ce soit.

Comment s’y prendre pour rédiger une lettre adressée à un service relation clientèle ?

Tout d’abord, bien avant d’entreprendre de rédiger quoi que ce soit, nous vous invitons à vérifier que le service que vous désirez approcher dispose bien d’une adresse postale. Il est très rare, voire impossible, de ne pas trouver d’adresse de contact puisque toutes les sociétés officiellement déclarées sont obligées de rendre publique l’adresse de domiciliation de leurs activités (souvent appelée la raison sociale). Bien souvent, vous pouvez trouver cette donnée sur son site internet soit dans une rubrique « Contact », soit dans les mentions légales. Il s’agit d’une petite entreprise familiale qui n’a pas de plateforme virtuelle ? Faites une rapide recherche sur la toile ou contactez-la directement par téléphone afin de lui demander de vous transmettre son adresse postale. N’oubliez pas de vous munir d’une feuille et d’un stylo pour prendre des notes !

Nous y sommes : voici venu le moment de la rédaction ! Nous n’allons pas vous donner de consignes concernant le contenu de la lettre puisqu’il va dépendre de l’objet de votre demande ainsi que de votre situation. Nous ne pouvons donc que vous orienter et vous aider sur la forme de votre courrier. Appliquez les règles de présentation d’une lettre formelle, à savoir : vos coordonnées en haut à gauche, celles de votre destinataire légèrement plus en bas à droite, la date, le lieu et l’objet de votre courrier. Cette section doit brièvement résumer le contenu de votre message et indiquer au lecteur de quoi il en retourne. Faites usage des formules de politesse, soignez votre orthographe et votre écriture. Si votre calligraphie n’est pas évidente à lire (voire même à déchiffrer), tapez votre lettre sur un traitement de texte. Ce n’est pas la façon idéale de procéder, mais il est toujours préférable d’être face à un courrier dactylographié qu’à un courrier illisible. Organisez votre récit en paragraphes pour que celui-ci soit plus facile à lire et surtout plus agréable.

Quelques conseils supplémentaires concernant l’envoi…

Que votre enveloppe contienne des documents importants, confidentiels, ou qu’elle permette de transmettre des informations importantes (réclamation, résiliation), nous vous recommandons de l’expédier en lettre recommandée avec accusé de réception. La Poste parle de LRAR : Lettre Recommandée avec Accusé de Réception. Cette forme d’envoi constitue une preuve juridique irréfutable que votre courrier a bien été envoyé, mais également reçu par le destinataire. Saviez-vous que, désormais, vous pouvez expédier votre lettre recommandée en ligne sans avoir à bouger de chez vous ? Pour ce faire, il vous suffit de vous connecter sur le site de La Poste, de rédiger votre lettre, de choisir les options d’impression et le type d’affranchissement. Le service postal français se charge de l’imprimer et de l’envoyer à la date que vous lui aurez indiquée au préalable. Vous voulez conserver un exemplaire de la lettre que vous avez envoyée ? Pas de problème, retrouvez l’intégralité de vos courriers et des preuves d’envoi et de réception dans votre espace client. Bien entendu, vous pouvez toujours vous rendre dans un bureau de poste pour soumettre votre enveloppe aux services postaux.